BLOG: Hoe zorg je voor compliant leveranciers?

Organisaties vertrouwen steeds meer op externe leveranciers voor diverse diensten, en het is van belang dat deze leveranciers voldoen aan de AVG.
Whitney Naomi van den Brand, adviseur bij L2P en haar collega’s helpen jouw organisatie graag bij het waarborgen van deze naleving.

Waarom is leveranciersbeheer van groot belang voor het naleven van de AVG?

Wanneer jouw organisatie persoonsgegevens deelt met externe leveranciers, blijft de verantwoordelijkheid voor de bescherming van deze gegevens bij jou. De AVG vereist dat je passende maatregelen neemt om ervoor te zorgen dat de verwerking door leveranciers aan de wet voldoet. Effectief leveranciersbeheer helpt je de risico’s van gegevensinbreuken te minimaliseren en de privacy van betrokkenen te beschermen.

Wat zijn de stappen om AVG compliant te zijn bij het leveranciersbeheer?

Bij de selectie van nieuwe leveranciers is het van belang om potentiële leveranciers grondig te beoordelen. Dit due diligence-proces helpt je zeker te zijn van hun beveiligingsmaatregelen en privacy beleid. Daarnaast moet je verwerkersovereenkomsten afsluiten waarin duidelijk de verantwoordelijkheden van de leverancier met betrekking tot gegevensbescherming worden vastgelegd. Voor de beoordeling van bestaande leveranciers is het nodig om periodieke audits uit te voeren. Zo kun je regelmatig controleren of je leveranciers nog steeds aan de AVG-vereisten voldoen. Vraag ook leveranciers om zelfevaluaties en rapporten over welke maatregelen zij nemen om persoonsgegevens te beschermen.

Het is belangrijk om blijven te bewaken en te monitoren. Voer een periodieke controle uit op de prestaties van je leveranciers om snel eventuele tekortkomingen in hun gegevensbescherming te identificeren. Zorg daarnaast voor duidelijke procedures voor het melden en beheren van gegevensinbreuken door leveranciers. Soms ontstaan problemen doordat de verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn en er geen goede rolverdeling is.

Contractbeheer

In het contractbeheer kunnen wij ondersteunen bij het opstellen en beheren van verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de AVG-vereisten en zorgen voor duidelijke afspraken over gegevensbescherming. We beoordelen bestaande contracten om te controleren of ze voldoen aan de AVG en adviseren over noodzakelijke aanpassingen.
Het waarborgen van de AVG-naleving door jouw leveranciers beschermt niet alleen persoonsgegevens, maar versterkt ook de reputatie van jouw organisatie. Samenwerken met betrouwbare leveranciers en investeren in goed leveranciersbeheer helpt je de risico's van non-compliance aanzienlijk te verkleinen. Dit omvat het opstellen van contracten, het uitvoeren van regelmatige audits en het bevorderen van voortdurende verbetering en bewustwording binnen zowel jouw organisatie als bij je leveranciers.